C’est un fait, la réussite des projets de transformation passe, entre autres, par l’accompagnement au changement et les plans de communication mis en place. Le plan de communication vise à traduire les actions de communication relatives à un projet. Pour le construire, plusieurs méthodes, outils et bonnes pratiques existent.
Le plan de communication : quels objectifs ?
Le plan de communication vient accompagner la stratégie projet, qu’il soit mené en interne ou par des sociétés de conseils spécialisées. La première étape consiste à définir les objectifs de la mise en place d’un plan de communication pour son projet. Ces objectifs correspondent aux résultats attendus à la suite de la communication. Ils permettent ainsi de préciser les actions de communication et de leur donner un sens.
Le plan de communication d’un projet sera en effet différent selon que l’objectif sera de convaincre, de faire acheter ou encore de faire adhérer. Les objectifs doivent être formalisés et formulés clairement. Les indicateurs devront ensuite être déterminés en fonction.
La définition des destinataires
Tout plan de communication doit être destiné à un groupe de personnes précis. L’audience potentielle exercera en effet une influence directe sur la composition du plan et la stratégie de communication. Il peut aussi bien s’agir de l’équipe projet que du sponsor, du comité de direction, du ou des client(s), du comité de pilotage ou encore des autres intervenants.
La liste des informations intégrées au plan
Maintenant que les objectifs et les destinataires du plan de communication sont clairement définis, il convient encore de lister les informations que le plan contiendra. Tout repose dans une question : « qu’est-ce que les destinataires souhaitent savoir ? ». Parmi les contenus à transmettre via un plan de communication efficace, on retrouve notamment le suivi budgétaire, le suivi des livrables et du planning, le tableau de bord de pilotage, les risques, les retards, les décisions prises, les éventuelles difficultés rencontrées, etc.
Toutes les informations intégrées au plan de communication dépendront non seulement des destinataires, mais aussi des objectifs définis.
La collaboration, pilier de l’ accompagnement au changement
Pour construire un plan de communication efficace pour son projet et proposer un accompagnement au changement sur-mesure, il est important que tous les intervenants soient impliqués. Dans le cadre d’un changement d’outil informatique, par exemple, l’ensemble des utilisateurs de cet outil doivent impérativement être impliqués. En effet, chaque acteur de l’entreprise aura un rôle à jouer dans la construction d’un plan de communication performant, aussi bien les utilisateurs que les responsables projet, les consultants ou encore les représentants CE.
L’ accompagnement au changement par l’écoute et le conseil
C’est l’une des valeurs clés pour un plan de communication efficace. Pour faciliter le processus de montée en compétence ou de réassurance vers le nouvel environnement de travail, tout en garantissant une bonne expérience employé, plusieurs méthodes peuvent être mises en place dans la stratégie de communication :
- Des groupes de travail collaboratifs
- Des interactions sur le réseau social ou l’intranet de l’entreprise
- L’organisation de réunions d’information
- La création d’un sondage destiné à tous les acteurs du changement
- L’ouverture de discussions en direct ou par téléphone
- Etc.
Les outils au service du plan de communication
Pour faciliter la vie des directeurs de projet et des services communication, les éditeurs de logiciels ont imaginé des solutions répondant aux besoins spécifiques dans le cadre de la construction d’un plan de communication. C’est notamment le cas des espaces de travail partagés, des carnets de notes digitaux, des timers, des tableaux de bord personnalisables et, plus globalement, des outils de gestion de projet. Ces derniers permettent en effet d’automatiser les actions qui peuvent l’être, de définir des objectifs en fonction des KPI ou encore de créer ses propres flux de travail.