Intro un peu bateau mais tellement vraie, nous vivons aujourd’hui dans une ère où la transformation numérique est devenue cruciale pour la survie (et le succès) des entreprises. Cette transformation ne se limite pas à un seul projet, mais à un ensemble de projets qui contribuent à la digitalisation de l’entreprise dans le sens le plus large du terme. C’est ici que le concept de « portefeuilles de projets » entre en jeu. Dans ce contexte digital, une gestion efficace des portefeuilles de projets est en effet devenue une nécessité pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives et pertinentes. Cependant, cette gestion peut être une tâche ardue sans l’utilisation de l’approche holistique et des outils appropriés. C’est ce que nous allons voir ensemble.
Les enjeux de la gestion de projets de transformation numérique en entreprise
Pour une entreprise, gérer efficacement ses projets de transformation numérique est une tâche complexe et multiforme. Le processus exige non seulement une expertise technique, mais aussi une compréhension approfondie des opérations commerciales, de la gestion stratégique et de la gestion du changement. Si l’objectif principal (de la transformation numérique) est en théorie de « simplement » tirer parti des technologies numériques pour améliorer son organisation et sa production… il est évidemment loin d’être facile à atteindre.
Les quatre enjeux principaux à relever sont :
- La résistance au changement : les collaborateurs n’aiment pas les changements, c’est bien connu, souvent par peur de l’inconnu ou par manque de compréhension des avantages qu’une éventuelle transformation numérique pourrait leur apporter. Pour surmonter cette difficulté, communication et formation sont généralement les juges de paix.
- L’intégration des nouvelles technologies au SI : elle peut perturber les flux de travail et les processus existants, et entraîner des inefficacités opérationnelles et une baisse de la productivité à court terme. Une planification et une exécution minutieuses sont donc nécessaires pour minimiser les perturbations et assurer une transition en douceur.
- La sécurité des données : avec la dépendance croissante aux outils numériques, les entreprises sont plus vulnérables aux cybermenaces, sécuriser ses données doit donc être une préoccupation essentielle lors de la mise en œuvre de n’improte quel projet de transformation numérique.
- Mesurer le succès d’un projet : les mesures traditionnelles peuvent ne pas être applicables ou suffisantes pour évaluer l’impact des initiatives numériques. Les organisations doivent donc définir des objectifs clairs et élaborer de nouveaux indicateurs permettant de mesurer avec précision les progrès et la réussite de leurs efforts de transformation numérique.
La différence entre les portefeuilles de projets et les projets individuels
Pour commencer, il est indispensable de bien comprendre la différence entre les portefeuilles de projets et les projets individuels. Ces derniers sont généralement axés sur un objectif spécifique et ont une date de fin définie. Alors qu’un portefeuille de projets est une collection de projets qui sont gérés ensemble pour obtenir « un avantage stratégique ».
La gestion de ces projets de manière transversale est d’une importance cruciale. Il est en effet nécessaire de porter/prioriser les efforts sur les projets les plus impactants et les plus stratégiques.
La gestion des portefeuilles de projets implique également une plus grande quantité de travail collaboratif. Les équipes doivent travailler ensemble en temps réel, partager des informations et des ressources, et communiquer efficacement pour assurer le succès de l’ensemble des projets concernés.
L’importance de l’approche holistique
L’approche holistique joue un rôle essentiel dans la gestion efficace des portefeuilles de projets. L’idée ici est de considèrer l’entreprise dans son ensemble, en prenant en compte tous les aspects, y compris les personnes impliquées, les processus et la technologie concernés, et la stratégie globale.
Cette approche permet de prendre des décisions éclairées et stratégiques, en tenant compte de tous les facteurs pertinents. Elle permet également de gérer les risques associés à la gestion des ressources, en s’assurant que ces dernières sont utilisées de manière efficace et rentable.
Le travail collaboratif est bien évidemment un élément clé de l’approche holistique, car il permet une communication et une collaboration efficaces entre les différentes équipes… essentiel pour la réussite de tout projet.
Les outils de gestion de projet
Il existe une multitude d’outils de gestion de projet disponibles sur le marché. Des outils qui peuvent aider à faciliter le travail collaboratif, à gérer les ressources, à suivre les progrès et à communiquer efficacement…
Mais il est important de noter qu’il n’y a pas que les outils américains comme MS Project ou (le carcan d’) Excel qui comptent. Il existe également des acteurs innovants, comme l’éditeur français Humanperf.
Leurs outils peuvent aider à faciliter le travail collaboratif, à gérer les ressources, à suivre les progrès et à communiquer efficacement. Pensez-y, le choix du bon outil de gestion peut faire la différence entre le succès et l’échec d’un projet, alors autant prendre le temps d’échanger avec ces éditeurs pour trouver chaussure à votre pied !
L’importance d’une approche holistique et le choix du bon outil de gestion de projet pour une transformation réussie
En conclusion, une approche holistique et le choix du bon outil de gestion de projet sont les clés d’une gestion efficace de vos portefeuilles de projets. Ils permettent une meilleure collaboration, une meilleure gestion des ressources, une meilleure communication et une meilleure prise de décision.
N’oubliez pas que le succès de la transformation numérique dépend de la gestion efficace de ses portefeuilles de projets. Alors, adoptez l’approche holistique et prenez le temps de choisir le bon outil pour votre entreprise.