A la fois enjeu majeur pour les entreprises et tendance IT dont on parle beaucoup, l’optimisation et la digitalisation des processus sont indissociables de leurs objectifs de transition digitale. À tel point même qu’elle devient l’un des piliers majeurs de la rentabilité et de la performance… Parce qu’elle implique un bouleversement de l’organisation, elle se heurte parfois à la résistance au changement des équipes. Mais quelles sont les solutions mises en place autour de l’optimisation et de la digitalisation des processus ?
La cartographie des processus
La cartographie des processus permet d’améliorer la compréhension globale du fonctionnement de l’entreprise. Elle définit l’organisation de l’entreprise de A à Z, depuis l’identification du marché jusqu’au client final. Cet outil est aujourd’hui indispensable pour optimiser et digitaliser les processus lors de la mise en place du SMQ (Système de Management de la Qualité).
La cartographie des processus se présente sous la forme d’une représentation graphique résumant l’ensemble des processus liés entre eux dans une entreprise. Elle offre ainsi une vue d’ensemble sur l’activité de cette dernière et permet d’appréhender plus facilement l’organisation.
Elle offre de nombreux avantages : une communication facilitée grâce à un support global, une efficience améliorée grâce à la recherche de solutions plus économiques, des interfaces plus faciles à gérer grâce à une vision globale des flux, etc.
La modélisation des processus
La modélisation des processus passe par la jauge de leur potentiel d’automatisation. Après analyse du workflow opérationnel de chaque processus métier, il est possible de modéliser ce dernier en le scindant par actions et par étapes. Cette démarche vise à identifier les conditions déclenchant la prochaine étape liée à une action. Ainsi, dès lors qu’une action ne nécessite pas d’intervention humaine, il est indispensable et l’automatiser.
La modélisation des processus, aussi appelée BPM (business process modeling) permet de structurer et de centraliser les activités d’une entreprise à l’aide d’une notation graphique.
L’enchaînement des activités est ainsi visuellement représenté, ce qui permet d’obtenir une vue d’ensemble globale sur les processus en de faciliter leur compréhension.
BPM : Business Process Management
Les logiciels de BPM sont utilisés par de plus en plus d’entreprises dans l’objectif de modéliser les processus grâce au pilotage des différentes démarches. Cet outil SaaS permet de garder une trace des différentes évolutions des workflows et des processus et d’ainsi améliorer continuellement l’organisation de l’entreprise.
Le BPM se base sur l’observation et la réalisation des processus destinés à améliorer la qualité de service.
Le BPM fonctionne en adéquation avec l’ERP, ce qui permet de booster la performance de l’entreprise. Ainsi, les processus et les informations sont centralisés, ce qui permet aux équipes de travailler plus efficacement.
En s’inscrivant dans une démarche d’amélioration continue et en favorisant la standardisation et l’efficacité des processus, le BPM améliore la transversalité et permet de clarifier les activités des équipes.
Pour plus de détails sur le Business Process Management, vous pouvez lire cet article.
Les solutions de pilotage
La mise en place d’un dispositif de pilotage des processus devient indispensable pour piloter l’organisation de l’entreprise efficacement et de manière transversale. Les outils de pilotage impliquent une répartition plus claire des responsabilités et des rôles de chaque intervenant. Ils permettent également de définir et de communiquer sur l’orientation stratégique de l’organisation, d’impliquer les acteurs à tous les niveaux et d’orienter la culture d’entreprise vers la coopération et vers le client.
Les solutions de pilotage impliquent immanquablement d’aligner les processus sur les objectifs de l’entreprise, d’assurer une gouvernance pour le pilotage, d’améliorer les processus, de clarifier le périmètre de décision et de définir les indicateurs les plus pertinents afin de mesurer la performance du processus.
De cette manière, le pilotage des processus améliorera la satisfaction de la clientèle tout en garantissant la qualité du produit fini.