Toutes les entreprises en ont été bouleversées : les années 2020 et 2021 ont été compliquées. Pandémie, confinements, tensions logistiques mondiales… Les perspectives économiques s’assombrissent sur tous les continents. Déjà les géants de la tech américaine annoncent des licenciements en masse, et les prix augmentent partout dans le monde pour les consommateurs. Et les entreprises, elles aussi, continuent malgré tout à souffrir de difficultés de recrutement et certains secteurs ont des demandes toujours soutenues… Une situation inédite pour les pouvoirs publics comme pour les entreprises, qui impose de revoir son approche du contrôle de la performance et de l’intégrer parmi ses priorités en termes de projets et d’outils informatiques pour 2023…
Quand Excel ne suffit plus…
Excel continue encore et toujours d’être utilisé comme un outil de pilotage à part entière au sein de nombreuses entreprises. Et c’est vrai que les traditionnelles feuilles de calcul demeurent pratiques pour les habitués. Mais elles montrent rapidement leurs limites, avec des fonctionnalités souvent insuffisantes et une grande perte de temps dans l’analyse des données.
Largement utilisés en tant qu’outils de reporting, les tableurs Excel offrent non seulement des fonctionnalités de calcul, mais aussi des outils de mise en page et des solutions d’appui des présentations PowerPoint. Ces dernières années ont permis à Excel d’intégrer des fonctions d’analyse de données assez poussées, avec la mise en place d’un tableau de bord intégrant des données logistiques, commerciales et marketing. Toutes ces évolutions rendent la surveillance des KPI d’autant plus pertinente.
Cependant, au-delà de ces évolutions intéressantes, de nombreuses entreprises ont tout intérêt à envisager l’utilisation d’outils plus adéquats, comme les logiciels de BI (Business Intelligence) par exemple. Même s’ils représentent un certain budget, ces outils de pilotage offrent davantage de facilité et de précision, notamment au niveau des prévisions.
… Les outils de pilotage s’en mêlent
En matière de prévision, d’efficacité et d’intuitivité, difficile de faire mieux que les outils de pilotage mis en place par les éditeurs de logiciels. Dans le centre névralgique de la Business Intelligence, l’on retrouve notamment :
- Le tableau de bord : reporting regroupant des indicateurs clés, pouvant notamment faire apparaître le seuil de rentabilité, le besoin en fonds de roulement, le suivi des impayés, etc. Parmi les indicateurs clés, l’on retrouve notamment les indicateurs, commerciaux, de qualité, métier ou encore de la finance.
- Les outils comptables : le compte de résultat, le plan de trésorerie, le bilan, les soldes de gestion intermédiaires, etc. offrent une vision complète des données en possession de l’entreprise.
- Les outils de planification : pour établir un planning projet. Ces outils permettent d’identifier les tâches, de les hiérarchiser, de définir leur durée et leur échéance et de mettre en place un calendrier.
- Les baromètres de satisfaction : pour le suivi périodique de l’appréciation des clients sur différents critères.
- Etc.
Excel Vs. Outils de pilotage en temps de crise
Chaque entreprise en a conscience, gérer ses performances en temps de crise est essentiel. C’est la raison pour laquelle de plus en plus d’entreprises délaissent Excel pour se diriger vers des outils décisionnels financiers, capables de surveiller et de gérer leurs performances à travers l’utilisation des KPI (indicateurs de performance). Là où Excel ne permet pas de tirer de conclusions de manière automatique, les outils de pilotage présentent de nombreux avantages face au tableur historique.
Spécificités Excel
- Structure les données
- Prise en main compliquée
- Pas d’archivage
- Données peu protégées
- Favorise le travail individuel
- Intégration manuelle des données
- Lisibilité et interprétations difficiles
Spécificités Outils de pilotage
- Aide à la décision
- Intuitif
- Archivage des informations
- Sécurité accrue
- Favorise le travail collaboratif
- Tableaux de bord clairs
- Intégration automatique des données
Pour réussir dans ce type de projet, le facteur clé est de travailler en synergie avec des experts du pilotage de la performance qui auront les bons conseils et vous feront bénéficier des bons retours d’expérience.
L’informatique décisionnelle, ou Business Intelligence en anglais, est la solution la plus utilisée par les gestionnaires d’entreprise souhaitant se relever de la crise le plus rapidement et le plus efficacement possible. Elle se caractérise par l’adoption d’outils de pilotage permettant de collecter, de consolider, de modéliser et de restituer les données physiques et dématérialisées en vue d’améliorer la prise de décision et d’avoir un aperçu juste de l’activité traitée.