L’une des tendances organisationnelles du moment concerne l’agilité dans les entreprises. Ce nouveau paradigme majeur permet de conduire le changement et non de le subir. La recherche d’une stratégie efficace débouche fatalement sur un modèle dynamique qui permet de continuer à avancer même dans un environnement complexe. Le travail collaboratif est l’une des clés de ce changement, mais il n’est pas si facile de changer de manière de penser et de travailler. Dans cet article, nous abordons les bénéfices du travail collaboratif en entreprise et nous faisons le point sur les freins qui sont souvent rencontrés.
Quels sont les avantages du travail collaboratif pour les entreprises ?
Le travail collaboratif a pour but de transformer un groupe de personnes en une équipe soudée et déterminée à atteindre des objectifs spécifiques. C’est un levier puissant sur lequel les professionnels peuvent s’appuyer pour se différencier sur un marché de plus en plus concurrentiel. Lorsque les individus collaborent, cela favorise l’apprentissage et la créativité. En effet, les phases de brainstorming offrent la possibilité d’aboutir à des solutions innovantes et performantes. En plus d’améliorer l’efficacité d’une entreprise, la collaboration permet une répartition équitable du travail.
De la même manière, on peut dire que le poids de l’échec ou de la non-réalisation des objectifs est partagé par tous les membres de l’équipe, avec pour conséquence une charge psychologique moindre (anxiété, démotivation, inquiétude) pour les individus, et donc une amélioration de l’expérience employé.
Enfin, il y a l’avantage du partage des connaissances, des méthodes, des compétences et des aptitudes. Chaque individu apporte son propre savoir-faire à l’équipe. Le travail en équipe maximise les connaissances des individus et facilite l’acquisition de nouvelles compétences, et le partage améliore la qualité du travail, au bénéfice du groupe lui-même et, par conséquent, de la productivité de l’entreprise.
Pourquoi est-il parfois si difficile de changer de paradigme ?
Tout d’abord, il faut comprendre que la mise en place d’une démarche collaborative n’est pas dans les mœurs de toutes les organisations. En effet, de nombreuses entreprises présentes sur le marché depuis de nombreuses années ont une structure commerciale figée et ont du mal à s’ouvrir à de nouveaux modèles organisationnels. L’inquiétude de nombreux entrepreneurs de perdre tout ce qu’ils ont pu créer en raison d’un changement drastique d’organisation est plus que compréhensible. La peur de l’échec est clairement au cœur de la problématique bien que ce ne soit pas le seul élément qui pose des difficultés.
Les silos d’information et organisationnels
Dans les organisations informatiques complexes, il est courant de structurer l’organisation en silos d’information ou silos organisationnels, des domaines verticaux séparés par compétence. Pourtant, cloisonner les données et les informations entre services est un des premiers freins du travail collaboratif.
Les silos organisationnels, lorsqu’ils existent, ont tendance à penser de manière indépendante et à essayer d’optimiser leur propre fonctionnement, même lorsque leur intérêt particulier peut se faire au détriment du fonctionnement global de l’organisation. Dans les projets de développement de logiciels, les silos organisationnels augmentent les coûts et les délais, et réduisent la qualité du service aux utilisateurs. Le développement de logiciels implique une acquisition progressive de connaissances. Pour arriver au bout d’un projet, il faut des compétences différentes pour collaborer systématiquement tout au long du processus et seules les méthodes agiles offrent cette opportunité.
L’incapacité à changer
L’individu est aussi au cœur du problème. En effet, les êtres humains ont, par nature, peur de l’inconnu. Et dans notre cas, cette inconnue est le passage à un modèle organisationnel agile. Lorsqu’il s’agit d’agilité, les employés et les dirigeants sont souvent incapables de changer d’approche, préférant rester enfermés dans une structure d’entreprise hiérarchique et fragmentée où ils sont limités à l’exécution de tâches éprouvées. Mais si l’entreprise veut vraiment se transformer pour faire face à de nouveaux défis, elle ne peut pas conserver cet état d’esprit. Elle doit plutôt se repenser et se restructurer pour ne pas se laisser distancer par la concurrence et prendre des décisions éclairées qui répondent pleinement aux besoins de ses clients. Tout le monde, des dirigeants aux employés, doit accepter le changement. Le management agile doit devenir un point central pour évoluer.
Le Zombie Scrum ou les méthodes employées mécaniquement par les équipes
Parfois alors que tout semble fonctionner, les problèmes viennent des méthodes de travail utilisées et plus exactement de la manière dont les équipes se les sont appropriées. On appelle par exemple Zombie Scrum, l’utilisation mécanique de la méthode agile Scrum. La conséquence de cette utilisation passive est la réduction progressive de la capacité à produire de l’équipe jusqu’à atteindre un état de stagnation. Les livraisons se font de plus en plus rares : il faut parfois plusieurs sprints. La capacité à s’adapter devient alors de plus en plus difficile. Une réelle maîtrise des méthodes agiles est nécessaire pour réussir.
Pour finir, la mise en place de solutions logicielles sans revoir les processus et les pratiques est impossible pour évoluer vers un modèle basé sur la collaboration. L’agilité est avant tout un état d’esprit qui doit être construit en créant un changement culturel basé sur des principes solides. Les outils et les pratiques issus des méthodes agiles simplifient le travail à long terme et vous permettent de rester sur la bonne voie.